Xu hướng làm việc kết hợp “hybrid working” trong bối cảnh “bình thường mới” hậu Covid-19

23/11/2021 | Bảo đảm an toàn cho doanh nghiệp và người lao động

Xu hướng làm việc kết hợp “hybrid working” trong bối cảnh “bình thường mới” hậu Covid-19

Trong lúc chờ đến lúc đại dịch Covid-19 hoàn toàn chấm dứt thì con người phải điều chỉnh lối sống và sinh hoạt của mình. Một trong những thay đổi đó là thích nghi với xu hướng làm việc “hybrid working” – tạm dịch là “làm việc kết hợp” với một số nhân viên làm việc toàn thời gian tại văn phòng còn những người khác thì làm việc tại nhà hay từ xa vào một số ngày nhất định trong tuần.

Ngày càng nhiều doanh nghiệp lựa chọn làm việc hybrid working
Từ khi đợt dịch Covid-19 lần thứ tư bùng phát vào tháng 5/2021, FPT áp dụng chế độ làm việc từ xa 100% đối với 6 tỉnh, thành phố có dịch; những nơi còn lại áp dụng "hybrid working". Trước đó, FPT duy trì làm việc từ xa toàn Tập đoàn ở mức 62%, nhiều công ty con áp dụng hybrid working như FPT Education (67%) FPT Telecom (64%), FPT Software (62%)…
Theo số liệu từ ASUS Việt Nam, 75% doanh nghiệp Việt Nam sẵn sàng làm việc từ xa trong đại dịch Covid-19; khoảng 82% doanh nghiệp đã ban hành chính sách làm việc linh động cho nhân viên và 66% nhân viên cho biết, chính sách làm việc linh hoạt đã được áp dụng tại nơi làm việc của họ.
Không chỉ vậy, đối với một số doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp công nghệ lớn trên thế giới đều đã và đang có kế hoạch để duy trì hybrd working như một phần thói quen làm việc lâu dài của doanh nghiệp. Tại Microsoft, nhân viên linh hoạt lựa chọn làm việc từ xa với thời lượng dưới 50% tổng số giờ làm việc. Google cho biết, 10% nhân viên của họ hoàn toàn không muốn đến văn phòng trong tương lai; 15% cho biết, họ chỉ thấy cần đến văn phòng khi có việc cần hoặc sự kiện đặc biệt; 62% muốn thỉnh thoảng đến văn phòng chứ không muốn đến mỗi ngày. Trong khi đó, Facebook khẳng định, khoảng 50% nhân viên có thể làm việc từ xa trong 5 - 10 năm tới, còn Twitter cho phép một số nhân viên tiếp tục làm việc tại nhà “vĩnh viễn”, nếu họ lựa chọn.
Một số lợi ích khi áp dụng làm việc kết hợp
Thực tế cho thấy, mô hình kết hợp làm việc tại nhà với đến văn phòng đang trở thành một xu hướng tất yếu trong thập kỷ tới. Mô hình này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí, mặt bằng, mà còn giúp người lao động có thêm thời gian cho gia đình khi không phải mất thời gian di chuyển tới nơi làm việc. Không chỉ hiệu quả trong mùa dịch, thậm chí khi dịch bệnh được khống chế, nhiều doanh nghiệp có thể áp dụng duy trì 25% chỗ ngồi cứng tại văn phòng, 75% làm từ xa theo hình thức luân phiên.
Bên cạnh đó, khi doanh nghiệp bắt đầu mở rộng quy mô, thu hút nhân tài từ khắp nơi trên thế giới để gia tăng tính cạnh tranh khi gia nhập thị trường quốc tế. việc cho phép người lao động được làm việc trực tuyến từ xa có thể là một điểm cộng lớn trong quyền lợi và gia tăng cơ hội tuyển dụng được nhiều những người lao động có kinh nghiệm ở các nước trong khu vực. Bài toán về việc tiến hành các thủ tục cấp thị thực, chi phí đi lại, chỗ ăn ở cho nhân viên nước ngoài giờ có thể được giải quyết phần nào nhờ chính sách cho phép làm việc từ xa này.
Vẫn còn nhiều vấn đề doanh nghiệp cần lưu tâm
Bên cạnh những điểm có lợi thì không thể phủ nhận rằng khái niệm làm việc “hybrid working” không hoàn toàn đơn giản như mô tả trên bởi ngay trong các tổ chức, doanh nghiệp, các phòng ban, đơn vị kinh doanh, nhóm cũng có nhiều yêu cầu khác biệt và đa dạng. Một đơn vị phòng ban này có thể cần làm việc tại văn phòng trong khi những phòng ban khác thì không.
Cơ chế “hybrid working” có thể tạo ra sự thiên vị khi nhân viên ở văn phòng được chú ý và thăng tiến nhanh hơn so với những người làm việc tại nhà. Phụ nữ ở nhà thường xuyên hơn để giúp đỡ các công việc gia đình và điều này có thể làm gia tăng tình trạng mất cân bằng giới tính trong môi trường làm việc vốn đã tồn tại từ trước đến nay. Như vậy, “hybrid working” có thể dẫn đến những hậu quả không mong muốn như mất đoàn kết thậm chí xung đột nội bộ trong một tổ chức, doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, cần xem xét các mặt thực tế của chính doanh nghiệp. Vấn đề về sự phù hợp của lĩnh vực doanh nghiệp với loại hình này cần được lưu tâm đến đầu tiên. Báo cáo World Trend Index của Microsoft đã chỉ ra rằng không phải ngành nghề nào cũng có thể áp dụng Hybrid Working. Mô hình này phù hợp cho một số ngành như công nghệ, truyền thông/quảng cáo, thiết kế, du lịch, thời trang, mỹ phẩm, đồ gia dụng... Đối với với các ngành nghề đòi hỏi nghiêm ngặt việc bảo mật thông tin, quy trình như ngân hàng, chứng khoán, mô hình này sẽ khó phù hợp. Ngoài ra, khảo sát nhu cầu người lao động với việc làm việc kết hợp cũng là một vấn đề cần lưu tâm lớn. Thực tế cho thấy, nếu người lao động không mong muốn hoặc không hiểu hết quy trình làm việc kết hợp này có thể gây phản tác dụng, bất đồng nội bộ. Điển hình có thể kể đến những nỗ lực của Apple nhằm yêu cầu người lao động trở lại vào ba ngày cụ thể mỗi tuần bên cạnh việc làm việc tại nhà, đã thất bại và dẫn đến một cơn bão truyền thông làm ảnh hưởng đến quan hệ công chúng và hình ảnh doanh nghiệp.
Vấn đề bảo mật dữ liệu trên các nền tảng làm việc cũng như đảm bảo tiến độ công việc vẫn được duy trì như làm việc trực tiếp là một trong những vấn đề mà các nhà lãnh đạo cần quan tâm trước khi áp dụng hình thức này. Ngoài ra, việc duy trì tinh thần, gắn kết người lao động, giảm thiểu khác biệt về trải nghiệm của người làm việc trực tiếp và trực tuyến cũng là một vấn đề cần lưu tâm để duy trì một môi trường làm việc thoải mái, góp phần giúp duy trì năng suất làm việc của người lao động.
Một số giải pháp khi thực hiện ”hybrid working”
Vấn đề đầu tiên cần thực hiện trước khi áp dụng mô hình làm việc kết hợp là đảm bảo công việc được phân bổ một cách hợp lý. Người sử dụng lao động cần xem xét mức độ phù hợp của công việc với phương thức “hybrid worrking”, đánh giá khả năng làm việc từ xa của người lao động cũng như các rủi ro của những công việc đó khi đươc thực hiện từ xa.
Bên cạnh đó, mô hình làm việc mới mẻ này cũng cần những phương pháp quản lý hiệu suất mới cho người lao động. Các nhà lãnh đạo cần bắt đầu nghiên cứu để xây dựng một hệ thống dữ liệu, quản lý đảm bảo trên nền tảng phù hợp. Nền tảng này có thể là các nền tảng có sẵn được bên thứ 3 cung cấp hoặc các nền tảng do chính doanh nghiệp tạo ra. Mỗi một loại nền tảng đều có mặt lợi ích và bất lợi riêng vì thế cần “cân đo” sao cho lựa chọn đươc nền tảng phù hợp với doanh nghiệp của mình nhất. Tuy nhiên, an toàn bảo mật vẫn nên là yếu tố được đặt lên hàng đầu. Các doanh nghiệp cũng cần dành ra một khoản tiền để đầu tư cho các chiến lược an ninh mạng cũng như đội ngũ nhân sự công nghệ thông tin, an toàn thông tin để ứng phó kịp thời với các tình huống phát sinh trong quá trình vận hành công việc trên môi trường mạng.
Việc thiết lập các chính sách và quy trình làm việc từ xa mới cũng như các cách thức để liên lạc nội bộ cũng là các vấn đề cần lưu ý để đảm bảo cho việc vận hành, liên hệ luôn được thông suốt. Hình thức làm việc mới cũng đòi hỏi cách đánh giá hiệu suất, chất lượng công việc nhân viên được cập nhật. Không chỉ vậy, việc đề xuất các chính sách giúp tạo môi trường làm việc thoải mái, duy trì tương tác giữa các nhân viên ngang bằng khi làm việc trực tiếp cũng như các chính sách đảm bảo công bằng giữa các doanh nghiệp cũng là vấn đề cần giải quyết trước khi vận hành hiệu quả mô hình kết hợp làm việc tại nhà với đến văn phòng.